سامانه هوشمند مدیریت و بایگانی جلسات با امضای دیجیتال
اسکریپت امکان ثبت شرکت ها و جایگا ها در هر شرکت را دارد که میتوان برای هر جایگاه در شرکت سمت با سطوح دسترسی متفاوتی تعریف کرد و برای هر کاربر سمت مشخصی را نسبت داد. در این صورت در هر صورتجلسه کاملا مشخص میشود که چه کسی از چه شرکتی میهمان با عضو مدعو است و چه کسی امضاء کننده.
هر صورتجلسه شامل عنوان، تاریخ برگذاری جلسه، ساعت برگذاری جلسه، اعضای حاضر در جلسه، اعضای مدعو (دعوت شده)، اعضای غائب، امضاء کنندگان صورتجلسه، مصوبات جلسه، دستورات جلسه، مشروح جلسه و فایل ها و تصاویر مدارک و مستندات جلسه می باشد.
سیستم امضاء دیجیتال ایمن که کاربر به دو صورت احراز هویت می شود. 1. از طریق رمز عبور ثابت 2. از طریق ارسال پیامک کد تایید. همچنین نسخه امضا شده توسط کاربران به صورت هش شده در دیتابیس ذخیره میشود و به هیچ عنوان امکان دستکاری وجود ندارد و با کمک کد یونیک و QR Code میتوان نسخه امضاء شده را با نسخه اصلی صورتجلسه مقایسه و بررسی کرد.
هر صورتجلسه میتواند یک فایل با فرمت های (pdf,zip,doc,docx,xls,xlsx,csv) و چندین عکس و تصاویر از مدارک صورتجلسه را نیز شامل شود که در صفحه ثبت صورتجلسه موجود می باشد. و در بخش مشاهد جزئیات صورتجلسه در صورتی که دستترسی داشته باشند قابل مشاهده و دانلود برای اعضاء می باشد.
هر صورتجلسه بعد از تایید تمامی اعضاء، امکان پرینت نسخه فیزیکی را دارند که اگر امضای دیجیتال فعال باشد، در نسخه پرینت شده امضای دیجیتال با کد یونیک و QR کد قابل مشاهده هست که پس از امضاء فیزیکی و آپلود نسخه (در صورت لزوم)، صورتجلسه بایگانی شده و به حالت تکمیل شده تغییر خواهد کرد. همچنین در تمامی پنل امکان جستجو در ستون های موجود وجود دارد.
پنل کاربری دارای زیر گزارشات می باشد که شامل تعداد کل، تعداد پیش نویس، تائید شده، رد شده، در جریان، تکمیل شده و نیاز به ویرایش می باشد و همچنین در یک نمودار تعداد کل صورتجلسات در هر ماه بصورت چارت قابل مشاهده می باشد. همینطور در پایین صفحه آخرین صورتجلسات مربوط به هر کاربر قابل مشاهده هست.
تنظیمات اسکریپت شامل: 1. تنظیمات عمومی مانند عنوان سایت و لوگو 2. اطلاعات شرکت مانند نام، شماره ثبت، شناسه ملی، آدرس، تلفن 3. امضاء دیجیتال مانند فعال و غیر فعال و شیوه احراز هویت 4. تنظیمات سرویس پیامکی و 5. تنظیمات صفحه پرینت می باشد.
امکان تعریف تمامی کارکنان با سطوح دسترسی مختلف، فعال و غیر فعال کردن و ثبت اطلاعات کامل کاربران که شامل: جنسیت، تابعیت، وضعیت تاهل، شماره پرسنلی، آدرس، شهر و استان محل کار و سکونت، شماره تلفن همراه و ثابت، محل تولد و غیره می باشد.
اعلان برای هر کاربر پس از ثبت و تغییر وضعیت هر صورتجلسه در صورتی که کاربر عضو آن صورتجلسه باشد ارسال خواهد شد. همچنین در زمان فعال و غیرفعال کردن هر کاربر و زمان ثبت نام در بخش توضیحات مدیر سامانه میتواند پیامی نوشته که به صورت اعلان به کاربر نمایش داده خواهد شد.
بله، شامل ۶ ماه پشتیبانی رایگان است
سیستم امضاء دیجیتال قابلیت فعال و غیر فعال شدن در تنظیمات دارد و کاربر امضا کننده را به دو روش احراز هویت میکند. 1. توسط رمز عبور کاربر 2. توسط ارسال کد یکبار مصرف. امضاء دیجیتال نسخه امضا شده را ثبت کرده و با اسکن کد qr میتوان نسخه امضا شده را با نسخه فعلی مطابقت داد.
جزئیات کامل هر صورتجلسه بعد از امضاء به شکل هش شده در دیتابیس ذخیره میشود و با اسکن کد میتوان فهمید که کدام نسخه از صورتجلسه توسط عضو امضاء شده و پس از ویرایش به اعضاء اعلانی فرستاده میشود که مجددا بررسی کنند.
هر عضو میتواند بعد از بررسی جزئیات صورتجلسه وضعیت های: رد، نیاز به ویرایش و تائید را انتخاب کند.
وضعیت های صورتجلسه: پیش نویس، انتشار، تایید شده (توسط تمامی اعضاء)، رد شده (توسط تمامی اعضاء)، نیاز به ویرایش (توسط تمامی اعضاء) و در نهایت تکمیل شده را دارد.
زمانی که تمامی اعضاء صورتجلسه را تایید کنند، وضعیت صورتجلسه به تایید شده تغییر میکند و در این وضعیت میتوان نسخه فیزیکی و امضاء شده صورتجلسه را آپلود نمود و بعد از آپلود نسخه فیزیکی و چاپی(که میتواند امضاء دستی هم شده یاشد)، بررسی و تایید، وضعیت صورتجلسه به تکمیل شده تغییر میکند و بایگانی میشود. در این حالت دیگر امکان حذف و یا ویرایش صورتجلسه وجود ندارد و اپراتور و یا مدیر سامانه میتوانند در صورت نیاز یک صورتجلسه اصلاحیه ایجاد کنند.
بله، در صورت نیاز میتوانید در وب سایت راست چین تیکت پشتیبانی ثبت کنید و درخواست خود را ارائه دهید تا بررسی شود.